1. OBJETIVO

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, la empresa MODULAR SU OFICINA, SU IMAGEN  S.A.S (MODULAR), adopta la presente política para el tratamiento de datos personales

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: MODULAR SU OFICINA, SU IMAGEN  S.A.S (MODULAR)

NIT No. : 901095203-4

Domicilio: Carrera 30 # 8A-35 / Segundo Piso, Barrio Champagnat, Cali – Colombia

Teléfono: (57) (2) 896 04 68 – (57) (2) 557 73 79

Correo electrónico: info@modularsas.com

Página Web.: www.modularsas.com

3. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales  que sean objeto de Tratamiento por parte de MODULAR SU OFICINA, SU IMAGEN  S.A.S (MODULAR).

Esta política aplicará a todos los trabajadores, terceros, clientes, distribuidores, proveedores o contratistas que realicen  Tratamiento  de  Datos  Personales  en  el  desarrollo  de  su  relación comercial o laboral con  MODULAR SU OFICINA, SU IMAGEN  S.A.S (MODULAR), o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un Tratamiento particular de Datos Personales.

4. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente ley 1581 de 2012, se entiende por

Autorizado: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

Base  de  Datos: Conjunto  organizado  de  Datos  Personales  que  sean objeto de tratamiento por MODULAR.

Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias   personas   naturales   determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.

Dato  Privado:  Aquel  que  por  su  naturaleza  íntima  o  reservada  sólo  es relevante para el Titular.

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva gacetas y boletines oficiales.

Dato Semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos, el Tratamiento de los Datos Personales y/o los fines y condiciones del Tratamiento. Para estos efectos, el Responsable será  Modular, sin embargo teniendo en cuenta las actividades comerciales de Modular éste actuará como Encargado cuando realice  algún  Tratamiento  sobre  las  Bases  de  Datos  que  le  remitan  las entidades que contratan sus servicios, siempre que éstas determinen las finalidades y lineamientos del tratamiento.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, administración, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Es  el  Tratamiento   de   Datos   Personales   que  implica   la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Política de Tratamiento de la Información: Es el presente documento que contiene los lineamientos del Tratamiento de Datos Personales que surjan en cualquier tipo de Tratamiento que realice Modular sobre los Datos Personales. Particularmente, este incluye las finalidades, los tipos de Tratamiento, los derechos de los Titulares, los procedimientos para garantizar esos derechos y las personas dentro de Modular encargadas de atender las consultas, quejas y/o reclamos.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Principio de Legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen

Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular

Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley

Principio de Seguridad: la información sujeta a tratamiento por SIESA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La información sujeta a Tratamiento por  Modular, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Principio de Confidencialidad:  Todas las personas que en MODULAR intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

MODULAR, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

6.1. Finalidades Generales del Tratamiento de Datos personales

6.1.1. Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo, rifas, promociones y demás, realizadas por la compañía.

6.1.2. Dar respuesta a las PQR emitidas por los clientes.

6.1.3. Registrar los datos personales  a la base de datos de la compañía con fines comerciales y operativos.

6.2. Respecto de Los Datos Personales de Nuestros Trabajadores.

6.2.1. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados.

6.3. Respecto de los Datos Personales de los Clientes y Prospectos.

6.3.1. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la compañía.
6.3.2 Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel nacional.

6.4. Respecto de los Proveedores o Contratistas y Distribuidores.
6.4.1. Registro de datos personales a la base de datos de la compañía con fines comerciales, envío de documentación y demás.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES
8. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
9. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
10. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
11. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
12. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
13. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. DEBERES DE MODULAR COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MODULAR tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, MODULAR hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

MODULAR atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

En las actividades en que MODULAR actúe como Encargado del Tratamiento, atenderá los deberes establecidos para los mismos en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

9. FUENTES DE LA INFORMACIÓN

MODULAR recolecta información de las siguientes fuentes:

9.1. Directamente del titular de la información.

9.2. Automáticamente cuando el titular de la información utiliza los sitios web de MODULAR.

9.3. De otras fuentes.

MODULAR podrá obtener información personal de bases de datos públicas o de terceras personas autorizadas por el titular de los datos para compartir, transmitir o transferir información.

10. AUTORIZACIÓN

MODULAR solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

La autorización a MODULAR para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: i) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de MODULAR; ii) Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad; iii) El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; iv) Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

MODULAR obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, De forma oral (a través de una conversación telefónica o en videoconferencia) o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

11. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.1. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En las situaciones en las que MODULAR recolecte y realice Tratamiento sobre Datos Sensibles, le informará al Titular que el otorgamiento del consentimiento en ese caso es completamente facultativo y opcional. Adicionalmente, el Titular será informado de cuál información de la recolectada es considerada como sensible.

11.2. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y  Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, MODULAR  sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, MODULAR deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, MODULAR adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La obligación y responsabilidad se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. MODULAR no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de MODULAR y sus Encargados.

MODULAR exigirá a los proveedores de servicios que contrata y a sus subsidiarias, filiales, empresas controladas, subordinadas, sus distribuidores y aliados estratégicos, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas y las aquí establecidas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como Encargados.

13. AREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA Y LA ATENCIÓN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se designa al mercadeo de MODULAR la labor de desarrollo, implementación, capacitación, observancia de ésta Política, y la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, conforme a los procedimientos descritos y a través de los canales dispuestos en estas políticas.

Esta área se encuentra ubicada en el domicilio de MODULAR ubicada Carrera 30 # 8A-35 / Segundo Piso, Barrio Champagnat, Cali – Colombia y puede ser contactada a través del correo electrónico  info@modularsas.com o al PBX 57) (2) 896 04 68 – (57) (2) 557 73 79

14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS15. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015) MODULAR procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.modularsas.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MODULAR.

15. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015) MODULAR procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.modularsas.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MODULAR.

16. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

MODULAR  podrá revelar a sus compañías filiales, subsidiarias o subordinadas los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento por parte de las mencionadas empresas vinculadas conforme a las finalidades aquí establecidas, las dispuestas en las autorizaciones de tratamiento, y de acuerdo a esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales.

Igualmente MODULAR podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a MODULAR cuando: i) Se trate de contratistas y/o proveedores en ejecución de contratos o la prestación de servicios para el desarrollo de las actividades de MODULAR; ii) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, cuando MODULAR envíe o transmita datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, los Encargados del tratamiento de datos deberán realizar el tratamiento de acuerdo a las finalidades, alcances, los principios legales y las condiciones descritas en las presente políticas, las cuales declaran y aceptan con el simple recibo de los datos personales.

Adicional a lo anterior, el Encargado deberá:

1. Cumplir con las obligaciones de carácter legal y las aquí establecidas en su calidad de Encargado del tratamiento de datos respecto del Titular del dato y MODULAR.
2. Proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
3. MODULAR exigirá a los encargados y a sus subsidiarias, filiales, empresas contraladas y subordinadas, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos terceros/proveedores actúen como Encargados.

MODULAR no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

17. VIGENCIA

La presente política entrará en vigencia desde el día 06 de junio de 2018, hasta que así lo determine MODULAR de conformidad con la normatividad legal aplicable. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección: www.modularsas.com, o por vía de correo electrónico a los Titulares, o por cualquier otro medio disponible.

18. LEY APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.